Alcune informazioni sulla Webmail



Introduzione

Tutte le caselle e-mail dell'Azienda Ospedaliero-Universitaria di Bologna (cioe' le caselle del tipo nomecasella@aosp.bo.it) possono essere utilizzate mediante il browser (Internet Explorer, Firefox, ecc.) con una modalità chiamata WEBMAIL, che permette l'accesso alla propria casella e-mail da qualsiasi PC, in rete Aziendale o in Internet, e senza alcuna necessità di software aggiuntivo installato.

Non richiedendo l'installazione di alcun software aggiuntivo sul PC, la Webmail rappresenta la piu' opportuna modalita' di lavoro in casi tipici quali sono quelli di persone che condividono una o piu' postazioni di lavoro.
Inoltre l'utilizzo della Webmail rappresenta il modo piu' semplice nel caso si voglia accedere alla mail dall'esterno dell'Azienda (es: consultazione da casa, da un convegno, ecc.).
Puo' quindi risultare utile affiancare l'utilizzo saltuario della Webmail a quello consueto di un programma e-mail standard (Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, ecc.): vedere in questo caso il paragrafo Relazioni tra Webmail ed i programmi e-mail standard (Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora , ecc.).


Modalità di accesso

Collegarsi alla URL:

https://webmail.aosp.bo.it

La homepage del sito permette di:

Scegliendo di accedere all'ambiente di e-mail appare la pagina di richiesta di Nome Utente e Password: inserire percio' il nome utente (la parte che precede il simbolo @ nel proprio indirizzo di e-mail) e la password associata.

L'utilizzo della Webmail risulta semplice ed intuitivo, allineato con le funzionalita' degli altri programmi di posta elettronica maggiormente diffusi.


Accesso con sistemi "mobile"

L'accesso alla Webmail aziendale e' disponibile anche mediante apparati di tipo mobile quali palmari, smartphone, ecc. collegati in Internet: nella pagina iniziale, oltre ad inserire il Nome Utente e la Password, selezionare Interfaccia "Mobile".

Il sistema è stato verificato su alcuni dei principali sistemi presenti sul mercato:

Data la semplicità delle pagine web, in generale il sistema potrebbe funzionare su molti tra i sistemi esistenti.

Alcuni problemi riscontrati (es. Nokia 6630), sono relativi al mancato riconoscimento come valido del certificato associato al sito; per questi problemi al momento non si ha soluzione.

Note di utilizzo dell'interfaccia Mobile:

La videata si presenta accedendo alla cartella Posta in Arrivo riportando i nuovi messaggi di posta arrivati. I comandi presenti di volta in volta in fondo alla pagina permettono di effettuare tutte le principali operazioni relative alla posta elettronica.

Nota: Non si possono visualizzare gli allegati.

Significato di alcuni simboli presenti negli elenchi di messaggi:
  • N: messaggio non letto
  • r: messaggio a cui si è già risposto
  • +: significa che il proprio indirizzo appare esplicitamente fra i destinatari della mail (non c'è ad esempio se si riceve un messaggio da una mailing-list).
  • Inoltre, se nella Posta in arrivo è presente un messaggio di cui si è il mittente, al posto dell.indirizzo del mittente viene mostrato il destinatario (A: indirizzo destinatario.); questo capita ad esempio nel caso di una mail inviata a se stessi oppure ad una mailing-list a cui si e' iscritti.


    Relazioni tra Webmail ed i programmi e-mail standard (Microsoft Outlook, Outlook Express, Eudora, ecc.)

    La Webmail si integra solo parzialmente con i programmi client mail, per cui, nel caso si intenda fare un utilizzo "misto" dei diversi sistemi (es: in Azienda si utilizza Microsoft Outlook, a casa si utilizza la Webmail), bisogna tener presenti le seguenti regole:

    Norme per l'occupazione dello spazio su disco

    Diversamente da quanto avviene con l'utilizzo dei programmi classici di ricezione posta, l'ambiente Webmail e' caratterizzato dal fatto che tutti i messaggi ricevuti, inviati, cestinati o comunque spostati in una cartella, ma non elimitati completamente (funzione "Svuota cestino"), rimangono in realta' memorizzati sul mail server.

    Poiche' lo spazio disponibile per ogni casella e-mail e' notevole ma comunque limitato a 1 GigaByte -ovvero il contenuto complessivo delle cartelle relative alla casella di mail non puo' mai superare 1 GB di occupazione di disco-, e' buona norma controllare, in altro a destra, l'indicatore dello spazio occupato rispetto al totale disponibile, cosi' da tenere sotto controllo la situazione della propria casella.

    Per evitare di incorrere in inconvenienti (riempimento del disco del mail server) dovuti al permanere dei messaggi nelle caselle di e-mail, i messaggi presenti nel Cestino da piu' di 30 giorni vengono cancellati automaticamente dal sistema.


    Dimensione massima consentita per i messaggi

    La dimensione massima consentita per un messaggio, compresi gli allegati, è di 30 MByte.


    Caratteristiche della rubrica di indirizzi

    E' presente una rubrica, chiamata "Rubrica AOSP", che mette a disposizione tutti gli indirizzi di e-mail personali aziendali.

    E' inoltre prevista la possibilità di gestire una rubrica Personale di indirizzi, il cui utilizzo e' molto intuitivo e analogo a quello dei più comuni software di client e-mail.
    In più si ha la possibilità di importare la propria rubrica personale realizzata con un programma di posta standard ((Microsoft Outlook, Outlook Express, ecc.) così da poter utilizzare gli stessi indirizzi anche col Webmail. E' inoltre possibile effettuare l'operazione inversa, cioè esportare gli indirizzi salvati sulla Webmail nel programma di posta elettronica.


    Informazioni relative al servizio messaggio di assenza


    Iscrizione categorie mail a tutti (Mailing list aziendali)

    E' attivo un sistema di invio e ricezione delle mail a tutti aziendali basato sulla possibilità, per ciascun utente, di scegliere quali tipologie di mail ricevere. In questo modo ogni utente puo' decidere quali mail leggere in relazione alle sue attività, aumentando l'efficacia dei messaggi e diminuendo il numero di mail ricevute.

    Per richiedere l'invio di una mail a tutti si utilizza l'indirizzo tutti@aosp.bo.it, al quale si possono inviare anche i convegni e seminari per i quali si richiede la pubblicazione su internet.

    Per scegliere quali tipologie di mail a tutti ricevere, nella Webmail selezionare "Iscrizioni mail a tutti": in questa pagina e' possibile decidere - con una spunta in ciascuna casella - quali mail si desidera continuare a leggere e quali no. A scelta avvenuta, cliccare su "Salva Opzioni". L'eliminazione è reversibile, e' possibile quindi in qualunque momento modificare le scelte effettuate.
    In partenza, ciascun utente e' iscritto a tutte le categorie di messaggio.

    Nota: le mail inviate dalla Direzione Generale arriveranno comunque a tutte le caselle di posta.


    Inoltro automatico dei messaggi

    Il servizio Inoltro automatico e' richiamabile entrando nella sezione "Opzioni / Altre Opzioni". Se abilitato, permette di impostare un indirizzo e-mail a cui inoltrare automaticamente i messaggi indirizzati alla propria casella. E' possibile scegliere se, oltre all'inoltro, mantenere comunque i messaggi anche nella propria casella.


    Aspetti di sicurezza

    La comunicazione e' basata sul protocollo SSL, che permette di proteggere la comunicazione a vari livelli.
    Il livello di sicurezza realizzato sul server aziendale permette di ottenere comunicazioni crittografate, ovvero non leggibili a chiunque voglia tentare di intercettare i messaggi. In questo modo tutte le fasi di collegamento, immissione del nome utente, immissione della password, scarico dei messaggi e invio di messaggi rimangono private e non intercettabili.

    L'autenticazione del server inoltre assicura al computer che si collega che il mail server sia effettivamente quello aziendale; ciò viene effettuato mediante un certificato digitale rilasciato da un ente certificatore internazionale e riconosciuto quindi dal browser come valido.